Comment fiabiliser la prise de décision par l’Architecture d’Entreprise ?

Une prise de décision difficile qu’il faut fiabiliser.

Pour répondre aux nouveaux besoins, les DSI devront réinventer leurs modes de fonctionnement et leurs pratiques, s’affranchir de la simple maîtrise technologique et porter la dynamique d’innovation conjointement avec le métier, en lui apportant la capacité de se réinventer et d’innover sans contraintes liées à la technologie (à moindre coût et dans un délai ajustable et potentiellement court).

Ces nouveaux défis apportent leur lot d’incertitudes et imposent aux DSI une posture de déséquilibre avant qui rendent complexes la prise de décision et les arbitrages (les DSI doivent anticiper les innovations métiers tout en tirant bénéfices au bon moment des évolutions technologiques).

En conséquence, pour opérer cette transformation de manière pérenne et sans perte de vitesse, les DSI doivent industrialiser toujours davantage leurs activités et fiabiliser leur Gouvernance.

Mettre en place un Cadre de Référence pour fiabiliser la Gouvernance SI.

Le concept de Gouvernance SI désigne les structures organisationnelles, les pratiques ainsi que les règles de décision et de fonctionnement qui permettent de piloter efficacement le SI d’une Entreprise.

Nos retours d’expériences montrent que la plupart des entreprises se contentent de formaliser et de structurer leurs processus et les instances de décision associées, en s’appuyant parfois sur un ensemble de normes et de bonnes pratiques du marché.
Aller plus loin en construisant un Cadre de Gouvernance permet de fiabiliser davantage les activités SI et la prise de décision, car il permet de structurer les travaux de transformation de l’entreprise tout en garantissant leur cohérence avec les orientations stratégiques et les standards du marché.

Nous sommes régulièrement sollicités par nos clients pour les aider à structurer leur prise de décision et leurs arbitrages.
Forts de nos convictions sur les sujets d’Architecture d’Entreprise et de Gouvernance SI, nous leur proposons de construire ensemble un Cadre de Référence sur le volet de Gouvernance SI, en nous appuyant sur les bonnes pratiques et standards reconnus par le marché (notamment COBIT et PMI).

Une première étape : la définition de principes opérationnels.

QuestionUn grand groupe industriel international nous a récemment sollicités pour l’aider à harmoniser et déployer sa Gouvernance SI au niveau du Groupe.

Nous lui avons proposé de commencer par définir des principes opérationnels de Gouvernance SI, qui constitue de notre point de vue la première et la plus importante des étapes lors de la mise en place d’un Cadre de Gouvernance SI.

En cadrant la prise de décision et les instructions qui en découlent, de tels principes permettent aux équipes opérationnelles de répondre directement et simplement aux objectifs stratégiques. L’alignement stratégique au niveau opérationnel n’est donc plus une problématique car il est assuré de manière transparente par le respect des principes.

Nous avons animé pour ce client un séminaire d’une journée et demie avec les principaux acteurs de la Gouvernance SI, issus de périmètres fonctionnels et de pays différents (USA, Amérique du Sud, Europe), dans le but d’identifier collectivement les principes de Gouvernance SI à mettre en place au niveau du Groupe.

Les discussions et ateliers de travail ont permis d’identifier près de 25 principes opérationnels que nous avons répartis en 5 catégories (gestion de la demande, gestion de projet, gestion du portefeuille projets etc.), comme par exemple :

  • « Tout projet IT respecte la même méthodologie de projet, coordonnée par le Groupe »
  • « L’arbitrage des projets est réalisé en fonction de la criticité et de l’importance des projets au sein du portefeuille (au regard des objectifs stratégiques du groupe) »
  • « Les projets font l’objet d’une revue régulière impliquant les lignes métier et l’IT (au niveau local et au niveau groupe), sur la base des données du portefeuille »

Les principes sont systématiquement partagés avec l’ensemble de la DSI et le métier lors d’une phase de communication et de conduite du changement, car nous sommes convaincus que la Gouvernance SI doit être animée et incarnée à tous les niveaux de l’organisation.

Ces principes permettront de positionner les arbitrages au bon niveau de discussion, et d’instruire rapidement des décisions basées sur les faits, tout en garantissant la cohérence des activités IT et le respect des objectifs stratégiques (et ce à tous les niveaux de l’entreprise).

Ainsi, la décision de ne pas mettre fin à un projet en dérive forte pourra par exemple être justifiée par le fait que les résultats du projet sont un prérequis à d’autres projets, qui eux sont critiques dans le cadre du plan stratégique groupe (retour sur investissement fort, obsolescence technologique etc.).

Quels sont les facteurs de réussite d’une telle démarche ?

Les principaux facteurs de réussite d’une démarche de mise en place d’un Cadre de Gouvernance SI sont les suivants :

  • Différencier l’identification des principes et l’identification des moyens à mettre en oeuvre (traiter d’abord la cible et ensuite la trajectoire) ;
  • S’assurer de la clarté et du pragmatisme du Cadre de Gouvernance SI pour faciliter son application par les équipes opérationnelles ;
  • Intégrer toutes les parties prenantes, et fonctionner de manière collaborative par itérations successives, pour arriver à un consensus et garantir un bon niveau d’appropriation ;
  • Consacrer le temps et l’énergie nécessaires au partage des résultats et à la conduite du changement.

Que peut faire une DSI pour aller plus loin ?

Décision Choix difficileLes principes opérationnels constituent un premier niveau de Cadre de Gouvernance SI et une première étape dans la fiabilisation des activités IT et de la prise de décision.

Néanmoins, un Cadre de Gouvernance SI ne pourra réellement apporter de la valeur que s’il vit au rythme de l’entreprise, au gré des évolutions du marché.

Pour aller plus loin, une DSI doit donc le mettre à jour et l’enrichir de manière récurrente (tous les 6 mois par exemple). De nouveaux principes ou de nouvelles catégories peuvent ainsi être régulièrement ajoutés pour affiner la prise de décision ou fluidifier davantage certaines activités.

Une fois définis, les principes opérationnels sont les piliers du Cadre de Gouvernance SI et servent de repères et de guide pour le reste de la démarche de structuration. Ainsi, les réflexions futures sur les instances de décision ou sur les processus par exemple se baseront sur les prérequis aux principes et sur leurs impacts.

Nous continuons d‘accompagner notre client dans l’enrichissement de son Cadre, en déclinant ses principes sur les processus SI et sur ses instances de décisions, ainsi qu’en outillant le pilotage des processus par des Indicateurs Clefs de Performance.

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